Isännöitsijän vaihto – hallittu prosessi parhaan lopputuloksen varmistamiseksi
Isännöitsijän vaihtaminen on yksi taloyhtiön hallituksen merkittävimmistä päätöksistä. Se vaikuttaa suoraan asumisen arkeen, hallitustyöhön, kustannuksiin ja jopa kiinteistön pitkän aikavälin arvoon. Vaikka osa osakkaista saattaa toivoa muutosta, on hyvä muistaa, että asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus päättää isännöitsijän valinnasta ja mahdollisesta vaihdosta. Yhtiökokous ei voi päättää asiasta, vaikka osakkailla olisi vahva mielipide. Perinteisesti tehty Isännöinnin vaihtaminen ei ole helppoa.
Itse toimiessani taloyhtiön hallituksessa huomasin, miten suuri ero hyvällä ja huonolla isännöinnillä on: kun isännöitsijä reagoi ajoissa, viestii avoimesti ja hoitaa sovitut asiat sovitussa ajassa, arki sujuu. Jos taas asioita ei hoideta, virheet ja viivästykset tulevat kalliiksi.
Tässä artikkelissa käydään läpi, miksi isännöitsijöitä yleensä vaihdetaan ja miten prosessi kannattaa hoitaa suunnitelmallisesti.
Miksi isännöitsijä vaihdetaan?
Isännöinnin vaihtoon johtaa useimmiten muutama tuttu syy:
- Palvelun laatu: Suurin osa vaihdoista (noin 60 %) johtuu laadullisista ongelmista – esimerkiksi heikosta viestinnästä, hitaasta reagoinnista tai epäselvästä raportoinnista.
- Hinta: Noin 13 % tapauksista selittyy kustannuksilla.
- Muut syyt: Loput liittyvät esimerkiksi eläköitymiseen, yritysjärjestelyihin tai isännöintiyrityksen toiminnan päättymiseen.
Lähde: Kiinteistöliiton Isännöintipalkkiot 2023.
Mielenkiintoista on, että hinta on vasta viidenneksi tärkein tekijä uutta isännöitsijää valittaessa. Valtaosa yhtiöstä maksavat mielellään hieman enemmän, jos palvelun laatu ja yhteistyö ovat kunnossa. Toisaalta halvimmat tarjoukset harvoin voittavat kilpailutusta. Laatu ja luotettavuus painavat enemmän. Kiinnostuneille suosittelen tutustumaan Kiinteistöliiton laajaan raporttiin isännöintipalkkioista, joka on saatavilla pdf-muodossa Kiinteistöliiton sivuilla.
Laatu ensin – hinta vasta sen jälkeen
Halvalla harvoin saa laatua. Halpa hinta tarkoittaa usein sitä, että isännöitsijällä on hoidettavanaan enemmän yhtiöitä, jolloin yksittäiselle taloyhtiölle jää vähemmän aikaa. Korkeammalla hinnalla ostetaan, ainakin teoriassa – enemmän isännöitsijän aikaa. Hyvinkään pätevä isännöitsijä ei pysty tuottamaan laadukasta palvelua, jos kohteita ja töitä on liikaa. Ammattitaitoinen isännöitsijä tuo yhtiölle lisäarvoa: hän on kartalla taloyhtiön asioista, viestii avoimesti ja huolehtii asioista ennakoivasti. Huono isännöinti sen sijaan voi tulla kalliiksi, jos virheet tai viivästykset aiheuttavat lisäkustannuksia. Usein halpa voi lopulta tulla kalliimmaksi.
Vaihtoprosessi askel askeleelta
1. Tunnistakaa tarve ja määritelkää tavoitteet
Aluksi hallituksen tulisi pohtia, mikä nykyisessä isännöinnissä mättää: viestintä, reagointikyky, talouden hoito, hankkeiden johtaminen vai palveluhalukkuus? Kirjatkaa konkreettiset tavoitteet, joita uudelta isännöitsijältä odotetaan.
2. Käykää läpi nykyinen sopimus
Ottakaa esiin isännöintisopimus ja lukekaa se ajatuksella. Isännöintipalvelujen yleisten sopimusehtojen (ISE 2007) mukaan irtisanomisaika on yleensä kolme kuukautta, mutta se voi olla myös pidempi.
3. Laadi huolellinen tarjouspyyntö
Hallituksen kannattaa tehdä perusteellinen tarvekartoitus: mitä palveluita tarvitaan, millaista asiakaspalvelua ja viestintää odotetaan ja millä kriteereillä uusi isännöintiyritys valitaan. Tarjouspyynnön tulisi sisältää ainakin:
- Kuvaus taloyhtiöstä: koko, ikä, tekniset erityispiirteet.
- Palvelut ja tavoitteet: määritelkää, mitä palveluja halutaan ostaa ja mitkä ovat taloyhtiön tärkeimmät tavoitteetomataloyhtio.fi.
- Tehtäväluettelo ja hinnoittelu: eritelkää kuukausihintaan sisältyvät palvelut ja erikseen veloitettavat työtomataloyhtio.fi.
- Referenssit ja osaaminen: pyytäkää toimistoilta referenssejä samankokoisista yhtiöistä ja kertokaa, mitä osaamista arvostatte.
- Liitteet: liittäkää mukaan yhtiöjärjestys, uusin tilinpäätös, kunnossapitotarveselvitys ja isännöitsijätodistusomataloyhtio.fi.
On suositeltavaa lähettää tarjouspyyntö 3–5 potentiaaliselle isännöintiyritykselle, jotka vastaavat profiililtaan taloyhtiön tarpeita ja toiveita.
4. Vertailkaa ja haastatelkaa
Kun tarjoukset on saatu, vertaile niitä huolellisesti. Kiinnitä huomiota hinnoittelun lisäksi isännöitsijän tiimin kokoon, kokemukseen, sähköisiin järjestelmiin ja referensseihin. Valitkaa 2–3 parasta ehdokasta haastatteluun. Valmistele haastattelukysymykset. Pyytäkää heitä esittelemään, miten he aikovat vastata yhtiön tarpeisiin. Haastattelut ovat myös hyvä tilaisuus arvioida kemiaa ja viestintätaitoja.
5. Valitkaa toimija ja sopikaa yksityiskohdat
Päätöksen tekee hallitus enemmistöpäätöksellä. Sopimusneuvotteluissa kannattaa määritellä tehtävät, palvelutasot, raportoinnin aikataulut, lisätyöveloitukset ja indeksikorotukset mahdollisimman selkeästi.
6. Laadi siirtosuunnitelma ja kuittauslista
Laaditte yhdessä vanhan ja uuden isännöitsijän kanssa listan kaikista siirrettävistä aineistoista: kirjanpito, talousraportit, sopimukset, pöytäkirjat, pankkitilit ja muu dokumentaatio. Hyvä käytäntö on laatia erillinen kuittauslista, joka hyväksytään hallituksessa.
7. Viestikää asukkaille ja osakkaille
Ilmoittakaa vaihdosta avoimesti ja ajoissa. Kun tieto kulkee, luottamus säilyy ja siirtymä sujuu ilman turhaa huhumyllyä. Selkeä ja avoin viestintä lisää luottamusta ja vähentää epävarmuutta.
8. Seuratkaa yhteistyön käynnistymistä
Antakaa uudelle isännöitsijälle hieman aikaa perehtyä yhtiöön – tulokset eivät näy heti. Seuratkaa isännöinnin suoriutumista säännöllisillä tapaamisilla ja antakaa palautetta parannuskohtiin. Hyvä yhteistyö rakentuu vuorovaikutuksesta.
Kysy rohkeasti suosituksia muilta taloyhtiöiltä ja tarkista referenssit ennen päätöstä.
Miten isännöinti irtisanotaan käytännössä?
Isännöintisopimus irtisanotaan kirjallisesti, yleensä sähköpostitse. Irtisanomisessa on hyvä mainita taloyhtiön nimi ja y‑tunnus, sopimuksen irtisanominen, viimeinen sopimuspäivä irtisanomisajan jälkeen sekä pyyntö kuittauksesta. Sopimuksissa on tyypillisesti kolmen kuukauden irtisanomisaika. Irtisanominen kannattaa tehdä vasta, kun uusi sopimus on allekirjoitettu ja siirtosuunnitelma on selvillä, jotta palvelussa ei tule katkoksia.
Esimerkkiviesti:
Aihe: Isännöintisopimuksen irtisanominen – As Oy [Yhtiön nimi]
Hei,
Asunto Oy [Yhtiön nimi], Y‑tunnus [XXXXXXX‑X], irtisanoo isännöintisopimuksenne sopimusehtojen mukaisesti. Irtisanomisaika on kolme kuukautta, joten sopimus päättyy [pp.kk.vvvv]. Pyydämme vahvistamaan irtisanomisen vastaanoton ja sopimuksen päättymispäivän kirjallisesti.
Olemme sopineet uuden isännöinnin aloituksesta [uuden isännöitsijän nimi] kanssa. Varmistamme siirrettävien asiakirjojen ja tietojen luovutuksen yhteistyössä kanssanne.
Kiitos yhteistyöstä!
Ystävällisin terveisin,
Taloyhtiön hallitus
Yhteenveto
Isännöitsijän vaihto on päätös, johon kannattaa valmistautua huolella.
Kun tarpeet ja tavoitteet määritellään etukäteen, kilpailutus hoidetaan suunnitelmallisesti ja siirto dokumentoidaan tarkasti, lopputulos on todennäköisesti onnistunut.
Hyvä isännöinti maksaa itsensä takaisin sujuvampana arkena, ajantasaisena viestintänä ja kiinteistön arvon säilymisenä. Avoimuus, dokumentointi ja yhteistyö ovat onnistuneen vaihdon kulmakivet.
Lue lisää Optimaten tarjoamista isännöinnin vaihtomahdollisuuksista: https://www.optimate.fi/isannoitsijan-kilpailutus/
Kirjoittaja
Henri Rouvinen, Co-Founder & CEO, Optimate
Henri on asuntosijoittaja ja grynderitaustainen yrittäjä, jolla on kattavasti kokemusta taloyhtiöiden hallitustyöstä. Näistä taustoista syntyi ajatus perustaa Optimate, joka auttaa taloyhtiöitä tekemään parempia hankintapäätöksiä ja parantamaan kustannustietoisuutta datan avulla.