Optimaten käyttöopas
Kysy meiltä:
CEO
+358 40 829 5049
henri@optimate.fi
Mikko Naugrén
CSO
+358 50 395 1030
mikko@optimate.fi
Janne Näreranta
B2B Sales Manager
+358 40 528 8505
janne@optimate.fi
1. Mikä on Optimate?
Mitä Optimaten ohjelmistolla voi tehdä?
Optimate on älykäs alusta, joka auttaa taloyhtiöitä ja isännöitsijöitä kilpailuttamaan palveluita, analysoimaan hoitokuluja ja vertailemaan taloyhtiöiden kustannuksia tehokkaasti.
Palvelun avulla voit:
Kilpailuttaa palveluita, kuten isännöintiä, kiinteistöhuoltoa ja siivousta, helposti, nopeasti ja ilmaiseksi.
- Analysoida taloyhtiösi kuluja ja verrata niitä alueellisiin keskiarvoihin.
- Vähentää taloyhtiön hoitokustannuksia tunnistamalla mahdollisia säästökohteita.
- Seurata palveluiden hintatasoa ja varmistaa, että taloyhtiösi maksaa kilpailukykyisiä hintoja.
Optimate yhdistää taloyhtiöiden tilinpäätös- ja kulutiedot, joita analysoidaan ja suhteutetaan alueellisesti. Näin voit helposti hahmottaa, miten taloyhtiösi kulut vertautuvat muihin samankokoisiin ja -tyyppisiin yhtiöihin.
Mitä hyötyjä Optimaten käyttö tuo?
- 60 % ajansäästö kilpailutusprosessissa – Optimaten avulla kilpailutus on nopeampaa ja tehokkaampaa kuin perinteisesti.
- Kilpailutuksen laadun parantaminen – Yhtenäiset tarjouspyynnöt ja selkeät vertailukriteerit parantavat lopputulosta.
- Läpinäkyvyys – Kaikki tarjoukset ovat selkeästi vertailtavissa, mikä helpottaa päätöksentekoa.
- Tarjousten helppo vertailu – Optimate esittää tarjoukset yhtenäisessä muodossa, jolloin vertailu on nopeaa ja yksinkertaista.
- Kattava palveluntarjoajaverkosto – Optimate tuo yhteen laajan joukon alan toimijoita, jolloin taloyhtiö saa enemmän ja parempia tarjouksia.
Kuluvertailu ja analyysi
- Parempi ymmärrys taloyhtiön kuluista – Optimate analysoi taloyhtiön kulut ja näyttää, miten ne vertautuvat alueen muihin taloyhtiöihin.
- Tunnistaa säästöpotentiaalin – Järjestelmä osoittaa kuluerät, joissa on mahdollisuus säästöihin.
- Ehdottaa kilpailutettavia palveluita – Näyttää, mitkä kulut ovat markkinahintoihin verrattuna korkeita ja mitä kannattaisi kilpailuttaa.
- Seuranta ja raportointi – Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä voivat seurata kuluja ja tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
Muita hyötyjä
- Helppokäyttöisyys – Optimate on suunniteltu käyttäjäystävälliseksi ja selkeäksi.
- Luotettavuus – Palvelu perustuu taloyhtiöiden todellisiin tietoihin ja markkinahintoihin.
- Tietoturvallisuus – Tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja GDPR:n mukaisesti.
2. Palveluiden Kilpailutus
Miten kilpailutan palvelun Optimaten kautta?
- Kirjaudu sisään tai rekisteröidy osoitteessa app.optimate.fi.
- Siirry päävalikosta ”Kilpailuta palvelu” -osioon.
- Valitse kilpailutettava palvelu
- Täytä tarvittavat tiedot taloyhtiöstäsi ja palvelutarpeistasi.
- Valitse palveluntarjoajat, joille haluat lähettää tarjouspyynnöt.
- Lähetä tarjouspyyntö.
- Saat ilmoituksen aina, kun uusi tarjous on saapunut.
Kaikki tarjoukset löytyvät osoitteesta app.optimate.fi kohdasta ”Kilpailutukset”.
Mitä palveluita Optimaten kautta voi kilpailuttaa?
- Isännöinti
- Kiinteistöhuolto
- Siivouspalvelut
- Vakuutukset
- Tilintarkastus
- Energiatodistukset
- Kuntoarvio
- Märkätilakartoitukset
- Kiinteistön verotusarvon arviointi
- Ilmanvaihtokanavien puhdistus ja säätö
- Hissihuolto
- Älykäs lämmityksen ohjaus
- Sähkösopimukset
- Sähkötyöt
- Ilmanvaihtotyöt
- Putkityöt
- Julkisivutyöt ja kunnostukset
- Rakennustyöt
- Vahinkokorjaukset
- Linjasaneeraukset
- Palovaroittimien asennus ja huolto
- Lumenpudotus ja lumityöt
Optimate tuo jatkuvasti uusia kilpailutettavia palveluita, joten palveluvalikoima laajenee säännöllisesti! Tarkista ajankohtainen tarjonta suoraan Optimaten ohjelmiston päävalikosta kohdasta “kilpailuta palvelu” tai www.optimate.fi
Kuinka kauan kilpailutuksen luomiseen kestää?
Prosessi on suunniteltu mahdollisimman suoraviivaiseksi:
- Palvelun valinta ja perustietojen täyttäminen vie noin 2 minuuttia.
- Palvelukohtaisten tietojen täyttäminen ja palveluntarjoajien valitseminen vie n. 2-11 min
- Lähetyksen jälkeen tarjouspyynnöt toimitetaan palveluntarjoajille automaattisesti.
Voinko keskeyttää ja jatkaa myöhemmin?
Kun tarjouspyyntö on lähetetty, palveluntarjoajat voivat tehdä tarjouksia jo samana päivänä. Löydät kaikki aktiiviset ja saadut tarjoukset Kilpailutukset-osiosta Optimaten käyttöliittymässä.
Kuinka nopeasti saan tarjouksia tarjouspyynnön lähetettyä?
- Tarjouspyynnössä määritellään aina määräaika (deadline) tarjousten jättämiselle.
- Monet palveluntarjoajat jättävät tarjouksen vasta viimeisenä mahdollisena päivänä, joten kannattaa odottaa määräajan loppuun asti.
- Joidenkin tarjousten tekeminen vaatii käynnin kohteessa, ennen tarjouksen laatimista, mikä voi pidentää tarjouksen saapumisaikaa.
Saat ilmoituksen aina, kun uusi tarjous on tehty. Kaikki tarjoukset löytyvät Kilpailutukset-osiosta osoitteessa app.optimate.fi.
Kuinka monta tarjousta yleensä tulee yhdelle kilpailutukselle?
Optimate pyrkii hankkimaan vähintään kolme tarjousta, mutta tyypillisesti tarjouksia saadaan 4–6, mikä on optimaalinen määrä laadukkaan vertailun kannalta.
Optimate seuraa ja valvoo tarjouskantaa varmistaakseen, että kilpailutukset saavat riittävästi tarjouksia ja että taloyhtiöillä on hyvät edellytykset tehdä päätöksiä.
Voinko muokata tarjouspyyntöä sen lähettämisen jälkeen?
Jos haluat tarkentaa tarjouspyyntöä, voit lähettää viestin kaikille kilpailutukseen osallistuville palveluntarjoajille seuraavasti:
- Siirry Kilpailutukset-osioon.
- Avaa kyseinen kilpailutus.
- Käytä ”Viestintä – Palveluntarjoajille”-toimintoa lähettääksesi tarkennuksia tarjouspyyntöön.
Kaikki kilpailutukseen osallistuvat palveluntarjoajat saavat viestin ja voivat huomioida tarkennukset tarjouksissaan. Voit myös olla yhteydessä asiakaspalveluun.
Miten valitsen parhaan tarjouksen?
Sitooko tarjouspyynnön tekeminen minut mihinkään?
Voinko haastatella palveluntarjoajia ennen tarjouksen hyväksymistä?
Kyllä voit.
Ennen tarjouksen hyväksymistä voit keskustella palveluntarjoajien kanssa ja esittää tarkentavia kysymyksiä. Tämä auttaa varmistamaan, että palveluntarjoaja ymmärtää taloyhtiösi tarpeet ja että tarjous vastaa odotuksia.
Voit ottaa yhteyttä yksittäiseen palveluntarjoajaan suoraan tarjouksessa mukana olevien yhteystietojen perusteella.
Kuka vastaa taloyhtiön kilpailutuksista ja sopimuksista?
Voiko osakas tehdä kilpailutuksen Optimaten kautta?
Miten Optimaten palvelut eroavat isännöitsijän tekemistä kilpailutuksista?
Voinko pyytää lisää tarjouksia, jos en saanut sopivia tarjouksia?
Jos et saanut riittävästi tarjouksia tai yksikään ei vastannut tarpeitasi, voit jatkaa kilpailutusta ottamalla yhteyttä Optimaten asiakaspalveluun osoitteessa info@optimate.fi.
Optimate voi:
- Jatkaa kilpailutusta ja hankkia lisää tarjouksia.
- Laajentaa kilpailutusta uusille palveluntarjoajille.
- Auttaa muokkaamaan tarjouspyyntöä, jotta se houkuttelee enemmän sopivia tarjouksia.
Asiakaspalvelumme auttaa mielellään löytämään parhaan ratkaisun.
Onko palveluntarjoajien hinnat samat Optimaten kautta kuin suoraan neuvoteltuna?
Optimaten kautta tehdyt kilpailutukset ovat kuitenkin laadukkaampia ja kattavampia, mikä tuo taloyhtiöille seuraavia etuja:
- Kattavampi tarjouskanta – useammat palveluntarjoajat osallistuvat kilpailutukseen.
- Edullisempi hintataso – komissiosta huolimatta kilpailun kautta saavutetaan yleensä markkinahintaa parempia tarjouksia.
- Ammattimainen kilpailutus – palveluntarjoajat tietävät, että tarjouspyynnöt ovat huolellisesti laadittuja, mikä vähentää ylilyöntejä hinnoittelussa.
Optimaten avulla taloyhtiöt saavat vertailukelpoisia ja läpinäkyviä tarjouksia, mikä takaa paremman päätöksenteon ja lopputuloksen.
Mistä palveluntarjoajat löytyvät Optimateen?
Voiko taloyhtiö ehdottaa palveluntarjoajia mukaan Optimateen?
Palveluntarjoaja ehdotuksia voi tehdä seuraavilla tavoilla:
- Optimaten asiakaspalveluun lähettämällä viestin.
- Ohjelmiston päävalikosta kohdasta ”Ehdota palveluntarjoajaa”.
- kilpailutuksen yhteydessä ennen tarjouspyynnön lähetystä voi lisätä ehdotuksen palveluntarjoajasta.
Mitä tapahtuu, jos palveluntarjoaja ei noudata sopimusta?
Onko Optimaten kautta tehty sopimus sitova?
Taloyhtiö tekee lopullisen päätöksen palveluntarjoajan valinnasta ja solmii sopimuksen suoraan tämän kanssa.
Optimate toimii ainoastaan kilpailutuksen ja tarjousten välittäjänä, eikä se osallistu sopimuksen ehtoihin tai vastaa sopimuksen toteutumisesta.
Onko tarjouksen hyväksyminen sitova?
3. Kuluanalyysi ja vertailu
Miten Optimate auttaa taloyhtiöni kulujen hallinnassa?
Voinko vertailla taloyhtiöni kuluja muiden alueen taloyhtiöiden kanssa?
Mihin taloyhtiön kulujen vertailu perustuu?
Vertailun keskeiset tekijät:
- Taloyhtiöiden tilinpäätöstiedot → Hoitokulut normalisoidaan €/m², jotta eri kokoiset taloyhtiöt ovat vertailukelpoisia.
- Alueelliset ja valtakunnalliset keskiarvot → Kulut suhteutetaan samankokoisiin ja -tyyppisiin yhtiöihin.
- Markkinahintojen seuranta → Taloyhtiö voi tunnistaa ylihintaiset palvelut ja kilpailuttaa ne tarvittaessa.
Tavoitteena on auttaa taloyhtiöitä tunnistamaan mahdollisia säästökohteita ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Kaikki vertailutiedot löytyvät app.optimate.fi.
Onko taloyhtiön tilinpäätös julkinen asiakirja?
- Taloyhtiön tilinpäätös on osittain julkinen asiakirja. Sitä ei julkaista avoimesti, mutta tietyillä tahoilla on oikeus pyytää se nähtäväksi. Tilinpäätöstä ei ole luokiteltu salassapidettäväksi.
- Tilinpäätös kuuluu kirjanpitovelvollisuuden piiriin, ja siitä on annettava pyynnöstä jäljennös Kirjanpitolain (1336/1997) 3 luvun 11 §:n mukaisesti:
- ”Tilinpäätöksestä on annettava pyynnöstä jäljennös. Jäljennös on annettava kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Kirjanpitovelvollisella on oikeus saada jäljennöksestä maksu muulta kuin viranomaiselta. Maksun määrä saa olla enintään se, mitä rekisteriviranomainen perii vastaavasta jäljennöksestä.”
Kuka voi pyytää taloyhtiön tilinpäätöksen?
- Kirjanpitolain (1336/1997) 3 luvun 11 §:n mukaisesti, tilinpäätös kuuluu kirjanpitovelvollisuuden piiriin, ja siitä on annettava pyynnöstä jäljennös:
- ”Tilinpäätöksestä on annettava pyynnöstä jäljennös. Jäljennös on annettava kahden viikon kuluessa pyynnöstä. Kirjanpitovelvollisella on oikeus saada jäljennöksestä maksu muulta kuin viranomaiselta. Maksun määrä saa olla enintään se, mitä rekisteriviranomainen perii vastaavasta jäljennöksestä.”
Voinko jakaa tilinpäätöstiedot Optimatelle?
- Kyllä, voit jakaa tiedot. Isännöitsijä, hallituksen jäsen tai osakas voi ladata tilinpäätöstiedot Optimaten järjestelmään analyysiä varten.
- Tiedot käsitellään luottamuksellisesti ja anonymisoidaan, kun niitä käytetään vertailuun muiden taloyhtiöiden kanssa.
- Optimate ei jaa taloyhtiösi tietoja ulkopuolisille, vaan käyttää niitä vertailuun ja analyysiin taloyhtiösi päätöksenteon tueksi.
Miten lisään tilinpäätöstiedot?
- Sähköpostitse osoitteeseen info@optimate.fi
- Lataamalla tiedoston verkkosivujen kautta: www.optimate.fi/toimita-tilinpaatos
- Lisäämällä tiedot suoraan Optimaten käyttöliittymässä osoitteessa app.optimate.fi kohdassa ”Taloyhtiöni”
Tilinpäätöstiedot käsitellään turvallisesti ja luottamuksellisesti, eikä niitä jaeta kolmansille osapuolille ilman suostumusta.
Mitä tietoja tarvitaan kulujen vertailuun?
Voinko vertailla taloyhtiömme kuluja muihin alueen taloyhtiöihin?
Voiko Optimate antaa säästösuosituksia taloyhtiöllemme?
4. Yleistä
Miten voin päivittää taloyhtiömme tietoja?
Voit päivittää taloyhtiön tietoja lisäämällä uusimman tilinpäätöksen Optimaten käyttöliittymässä tai lähettämällä sen asiakaspalveluun osoitteessa info@optimate.fi, tai linkistä https://www.optimate.fi/toimita-tilinpaatos/
Voit myös itse päivittää tietoja päävalikost kohdasta taloyhtiön tiedot. Muista valita oikea tilikausi.
Paljonko Optimaten käyttö maksaa?
Tämä tarkoittaa, että voit hyödyntää Optimaten tarjoamia palveluita, kuten kulujen vertailua ja palveluiden kilpailutusta, ilman kustannuksia taloyhtiöllesi.
Paljonko Optimate perii komissiota palveluntarjoajilta? Miten Optimate ansaitsee rahaa?
Optimate ei veloita taloyhtiöiltä tai isännöitsijöiltä palveluidensa käytöstä, vaan ansaitsee tulonsa palveluntarjoajilta perittävistä komissioista.
Komission suuruus voi vaihdella riippuen palvelusta. Yhden kilpailutettavan palvelun sisällä komissio on aina sama. Tarkkoja komissioprosentteja ei ole julkisesti saatavilla. Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä Optimaten asiakaspalveluun osoitteessa info@optimate.fi.
Miten voin antaa palautetta palveluntarjoajasta?
Millä kriteereillä Optimate valitsee palveluntarjoajat?
Optimate tekee palveluntarjoajista kevyen taustaselvityksen (DD) varmistaakseen, että alustan kautta saatava palvelu on keskimääräistä parempaa. Tästä syystä Optimate päättää, mitkä palveluntarjoajat hyväksytään mukaan.
Valintakriteerit:
- Optimaten henkilöstön kokemus – arvio perustuu tiimin asiantuntemukseen ja aiempiin kokemuksiin palveluntarjoajasta.
- Talous – palveluntarjoajan taloudellinen vakaus tarkistetaan, jotta voidaan varmistaa luotettavuus.
- Palvelun laatu – asiakasarviot, referenssit ja aiemmat suoritukset vaikuttavat valintaan.
- Tilaajavastuulain noudattaminen – varmistetaan, että palveluntarjoaja täyttää lakisääteiset velvoitteet.
Optimate ei hyväksy alustoilleen ketä tahansa, vaan pyrkii takaamaan laadukkaat ja luotettavat palveluntarjoajat taloyhtiöiden käyttöön.
Kuka voi käyttää Optimatea taloyhtiössämme?
Miten voin lisätä muita käyttäjiä hallituksesta tai isännöinnistä?
Miten taloyhtiön hallitus voi hyödyntää Optimaten palveluita?
Hallitus voi käyttää Optimatea palveluiden kilpailutukseen, kulujen vertailuun ja taloudelliseen päätöksentekoon.
5. Turvallisuus ja tietosuoja
Onko Optimate tietoturvallinen?
1. Tietojen salaus ja turvallinen tallennus
- Kaikki tiedot salataan sekä siirron aikana (SSL/TLS) että tallennettaessa.
- Palvelinympäristöt ovat suojattuja, ja pääsy tietoihin on rajattu vain valtuutetuille henkilöille.
- Tiedot säilytetään EU:n tietosuojasäädösten (GDPR) mukaisesti.
2. Käyttäjän tietojen hallinta ja yksityisyys
- Sinulla on aina kontrolli tietoihisi – voit tarkastella, päivittää ja poistaa tietojasi.
- Taloyhtiön tiedot anonymisoidaan, kun niitä käytetään vertailuanalyysiin.
- Optimate ei jaa tietoja kolmansille osapuolille ilman käyttäjän suostumusta.
3. Käyttöoikeudet ja pääsynhallinta
- Käyttäjien pääsy tietoihin on rajoitettu roolipohjaisesti, eli esimerkiksi hallituksen jäsenillä ja isännöitsijöillä voi olla eri käyttöoikeustasot.
- Kaikki sisäänkirjautumiset ja tietokyselyt lokitetaan, jotta mahdollinen väärinkäyttö voidaan havaita ja estää.
Optimate noudattaa korkeita tietoturvastandardeja, jotta taloyhtiösi tiedot pysyvät turvassa ja luottamuksellisina.
📌 Lisätietoja löydät Optimaten tietosuojaselosteesta: https://www.optimate.fi/tietosuojaseloste/
Miten tietoni suojataan?
Kuka voi nähdä taloyhtiömme tiedot?
Voiko taloyhtiön tiedot poistaa Optimaten järjestelmästä?
Missä Optimaten palvelimet sijaitsevat?
Noudattaako Optimate GDPR:ää?
Jos tarvitset lisätietoja tietosuojasta, voit tutustua Optimaten tietosuojaselosteeseen osoitteessa www.optimate.fi/tietosuojaseloste.
6. Yhteystiedot ja tuki
Miten saan lisäapua?
- Sähköposti: info@optimate.fi
- Puhelinnumero: 040 829 5049
- Osoite: Kaisaniemenkatu 3 A 8, 00100 Helsinki
Meistä
Ehdot
Vertaa taloyhtiösi kuluja alueen toteutuneisiin kuluihin ja kilpailuta helposti käyttämänne palvelut – kätevästi yhdessä paikassa!
Vakuutusten kilpailutuksen tekee Söderberg & Partners Oy (3142631-1), joka on rekisteröity Finanssivalvonnan vakuutusedustajarekisteriin.