OptiHouse – Pienten taloyhtiöiden älykäs toiminnanohjausjärjestelmä
Pidä langat käsissäsi helposti. OptiHouse kokoaa kaikki taloyhtiön asiat – viestinnän, dokumentit ja päätöksenteon – yhteen selkeään järjestelmään.
Pienen taloyhtiön haasteet:
- Kallis hallinto: Isännöintikulut per huoneisto ovat kohtuuttomat
- Paperisota: Tieto hajallaan sähköposteissa ja kansioissa
- Pieni asiakas: Tarjouksia isännöinnistä on vaikea saada tai palvelu on hidasta tai huonolaatuista
- Osaamisvaje: Hallinto voitaisiin hoitaa itse jos olisi osaamista ja varmuus lakisääteisten velvoitteiden täyttämisestä
OptiHousen ratkaisut:
- Toiminnanohjausjärjestelmä: Opastaa tekemään oikeat asiat oikeaan aikaan asianmukaisesti ja mahdollisimman helposti
- Jopa 70 % säästö hallintokuluissa: Ammattimainen hallinto murto-osalla isännöintitoimiston hinnasta
- Keskitetty tieto: Kaikki dokumentit ja taloyhtiön tiedot yhdessä paikassa, kaikkien hallitusten jäsenten saatavilla
- Valmiit työkalut: Mm. isännöitsijäntodistuksen ja kunnossapitotarveselvityksen laatiminen käy nopeasti
OptiHousen hyödyt taloyhtiölle
Arjen helpotus
Lopeta muistin varassa työskentely. Valmiit tehtävät ja automaattiset muistutukset varmistavat, että tiedät tarkalleen mitä tehdä, milloin ja miten.
Valmiit työkalut
Ei enää ”tyhjästä nyhjäystä”. Käytössäsi on asiantuntijoiden laatimat työkalut ja asiakirjapohjat. Luot helposti mm. isännöitsijäntodistuksen ja kunnossapitotarveselvityksen.
Säästöä vastikkeisiin
Pienet taloyhtiöt maksavat perinteisestä isännöinnistä usein korkeaa hintaa per huoneisto. OptiHousen avulla hoidat hallinnon murto-osalla perinteisen isännöinnin kustannuksista.
Tiedot yhdessä paikassa
Kaikki taloyhtiön dokumentit, sopimukset ja historiatiedot pysyvät tallessa ja järjestyksessä yhdessä järjestelmässä. Kun hallintoa hoitava henkilö vaihtuu, seuraava saa samat tiedot käyttöönsä.
OptiHouse säästölaskuri
Aikaa säästävät automaatiot: Valmiit prosessimallit ja muistutukset pitävät huolen, että asiat tulevat hoidetuksi ajallaan ilman muistinvaraista stressiä.
Valmiit työkalut ja pohjat: Luo esimerkiksi isännöitsijäntodistus ja kunnossapitotarveselvitys minuuteissa asiantuntijoiden laatimilla työkaluilla.
Kulut kuriin datan avulla: Vertaile taloyhtiösi kuluja automaattisesti alueen muihin yhtiöihin ja kilpailuta hankinnat helposti markkinoiden kätevimmällä alustalla.
Jopa 70 % säästö hallintokuluissa: Hoida hallinto murto-osalla perinteisistä kustannuksista.
Hyödyt
Hyödyt taloyhtiöllesi
Älykäs toiminnanohjaus
Digitaalinen apuri, joka muistuttaa lakisääteisistä tehtävistä oikeaan aikaan ja kertoo miten ne tehdään.
Ennakoitu kunnossapito
Käyttöikälaskuri
Laskee rakennusosien käyttöiät ja esittää remonttien ajankohdat. Perusta päätökset faktaan ja vältä kalliit yllätykset.
Isännöitsijäntodistus
Isännöitsijäntodistus minuuteissa
Automatisoitu työkalu, joka luo virallisen todistuksen hetkessä järjestelmän tiedoista.
Keskitetty dokumenttiarkisto
Taloyhtiön toiminnanohjaus
Vapauta mielesi muistamisesta ja rutiineista. OptiHousen toiminnanohjaus pitää huolen, että taloyhtiön tärkeät tehtävät tulevat hoidetuksi ajallaan ja oikeassa järjestyksessä.
- Hyödynnä asiantuntijoiden laatimia prosessimalleja, jotka ohjaavat sinua tekemään oikeat toimenpiteet juuri oikeaan aikaan.
- Aseta tehtäville muistutukset, ja järjestelmä huolehtii lopusta. Automaatio varmistaa, ettei mikään kriittinen vaihe jää huomiotta.
- Näet yhdellä silmäyksellä kaikkien taloyhtiöidesi avoimet ja hoidetut tehtävät. Voit merkitä tehtäviä itsellesi tai hallituksen jäsenille. Työsi muuttuu hallituksi kokonaisuuden johtamiseksi.
Isännöitsijäntodistus minuuteissa
-
Luo ammattimainen ja selkeä isännöitsijäntodistus hetkessä
- Kaikki tarvittavat tiedot kootaan suoraan järjestelmästä yhteen selkeään asiakirjaan tehtäväksi jää vain tarkistaa että tiedot ovat ajantasalla
- Moderni, sähköinen dokumentti, joka on heti valmis jaettavaksi eteenpäin
Kaikki dokumentit tallessa
Lopeta tietojen etsiminen sähköposteista ja kansioista. OptiHousessa taloyhtiön tärkeät asiakirjat pysyvät järjestyksessä ja aina saatavilla. Voit käyttää mallipohjia tärkeimpien asiakirjojen luomiseen.
- Säilytä sopimukset, asiakirjat ja isännöitsijäntodistukset yhdessä paikassa koko hallituksen saatavilla.
- Tarvittavat dokumentit on aina saatavilla kunhan sinulla on käytettävissä sopiva laite ja nettiyhteys.
- Luo mm. kokouskutsut ja pöytäkirjat ammattilaisen laatimien pohjien avulla.
Ennakoiva käyttöikälaskuri
Tee kunnossapitosuunnittelusta läpinäkyvää ja faktapohjaista. Käyttöikälaskurin avulla laadit ammattimaisen kunnossapitotarveselvityksen, joka perustuu rakennusosien teknisiin käyttöikiin ja tehtyihin remontteihin.
- Ohjelmisto laskee tekniset käyttöiät puolestasi, jolloin voit perustella remonttien ajoitukset datan perusteella. Teknisten käyttöikien perusteella on helppo ajoittaa tarvittavat tutkimukset ja suunnitella remonttien toteutukset.
- Luo selkeä kunnossapitotarveselvitys kiinteistön tulevista kunnossapitotarpeista. Ammattimaisesti tehty suunnitelma auttaa välttämään kalliit yllätykset ja pitämään kiinteistön arvon korkeana.
- Kun suunnitelma perustuu standardoituihin käyttöikiin, päätöksenteko yhtiökokouksissa nopeutuu ja ohjaa ammattimaiseen tekemiseen.
Kilpailuta hankinnat helposti
Valmis tekijäverkosto: Löydä luotettavat paikalliset palveluntarjoajat heti.
Automaattinen vertailu: Ohjelmisto kerää tarjoukset selkeään taulukkoon puolestasi.
Läpinäkyvä prosessi: Hallitus seuraa etenemistä reaaliajassa, mikä helpottaa päätöksiä.
Kaikki talteen: Historiatiedot ja vanhat tarjoukset löytyvät arkistosta yhdellä klikkauksella.
Ammattilaisen tuki aina saatavilla
Henkilökohtainen apu: Saat suoran yhteyden ammattilaiseen, joka neuvoo hankalimmissakin tilanteissa.
Maksa vain käytöstä: Ei kiinteitä kuluja – maksat asiantuntijan ajasta vain silloin, kun todella tarvitset apua.
Talousanalyysi päätöksenteon tueksi
Löydä säästökohteet: Tunnista heti kuluerät, jotka ylittävät alueen keskiarvon.
Turvallinen vertailu: Näet yhtiösi sijoittumisen markkinahintoihin nähden täysin anonyymisti.
Visuaaliset raportit: Esittele hallitukselle selkeä graafinen raportti talouden optimoinnin tueksi.
-
Riskitön käyttöönotto
Kysymyksiä? Meillä on vastaukset.
Tässä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Jos et löydä vastausta, ota yhteyttä asiakaspalveluumme.
Tarvitseeko meillä olla isännöintialan osaamista?
Riittää, että on halua hoitaa asiat ja valmius kysyä ammattilaiselta tarvittaessa – näin toimivat myös ammatti-isännöitsijät.
Kuka hoitaa isännöinnin käytännön tehtävät taloyhtiössä?
Voimmeko hoitaa myös kirjanpidon OptiHousen kautta?
Kyllä. Voit valita OptiHouse + Kirjanpito -paketin (119 €/kk (taloyhtiössä 10 huoneistoa tai alle)). Tällöin kumppanimme Administer Oyj hoitaa juoksevan kirjanpidon, vastikevalvonnan ja tilinpäätöksen puolestanne.
Miten vastikkeiden kerääminen järjestetään?
Mikäli valitsette Administer Oyj:n kirjanpitotoimistoksi, kirjanpitäjä laatii vastikelaskut ja huolehtii siitä, että ne tulevat maksetuksi. Maksamattomista laskuista lähetetään maksumuistutus, ja tarvittaessa kirjanpitäjä avustaa taloyhtiötä perintäasioissa. Maksumuistutukset sisältyy kirjanpidon kuukausihintaan. Mikäli valitsette toisen toimijan, nämä käytännöt tulee sopia heidän kanssaan.
Miten pankkiyhteydet toimivat?
Kaikki laskut menevät suoraan sähköiseen kirjanpito-ohjelmistoon. Kirjanpitotoimisto huolehtii pankkiyhteyksien avaamisesta pankin ja ohjelmiston välillä.
Kuka käytännössä hoitaa maksuliikenteen ja seurannan?
Kirjanpitäjä vastaa kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen liittyvistä tehtävistä. Taloyhtiön hallituksen tai tehtävään nimetyn henkilön vastuulle jää ostolaskujen tarkastaminen ja maksuun hyväksyminen – Administerillä tästä tulee erillinen ilmoitus aina uuden laskun saapuessa ja sen voi käsitellä myös mobiililaitteilla.
Miten tiedot siirtyvät, jos hallitus vaihtuu?
Lisäätte vain uudet hallituksen jäsenet ohjelmiston käyttäjiksi. Tämä on yksi OptiHousen suurimmista eduista. Kaikki dokumentit, sopimukset, isännöitsijäntodistukset ja taloyhtiön historia on tallennettu yhteen paikkaan. Uuden hallituksen on helppo jatkaa työtä, kun kaikki tieto ei ole entisen puheenjohtajan sähköpostissa tai muistissa.
Onko isännöitsijäntodistuksen tekeminen todella helppoa?
On. Kun taloyhtiön tiedot on kerran syötetty järjestelmään ja pidetty ajan tasalla, ohjelmisto generoi virallisen ja ammattimaisen isännöitsijäntodistuksen nopeasti. Sinun tehtäväksesi jää vain tarkistaa ja allekirjoittaa se.
Mitä jos omatoiminen isännöinti ei tunnukaan oikealta ratkaisulta?
Taloyhtiö voi aina palata ammatti-isännöintiin. Mikään ei ole peruuttamatonta, joten omatoimista isännöintiä voi testata ilman pitkäaikaista sitoutumista.
Paljonko rahaa omatoimisella isännöinnillä voi säästää?
Säästö riippuu taloyhtiön nykyisistä kustannuksista ja sopimusmallista. Tyypillisesti säästö on satoja euroja huoneistoa kohden vuodessa – pienimmissä taloyhtiöissä jopa tuhat euroa per huoneisto.
Yhteistyö taloyhtiöiden hyväksi
Kiinteistöliiton jäsenet saavat -15 % alennuksen Optimaten asiantuntijapalveluista, kuten kilpailutuskonsultointi- ja säästökonsultointipalveluista.
Hinnoittelu (sis. alv)
Kirjanpidon voi tilata haluamaltaan toimijalta. Optimatella on yhteistyösopimus Administer Oyj:n kanssa. Mikäli taloyhtiö ottaa käyttöönsä Administerin kirjanpitopalvelun, sopimus kirjanpidosta tehdään taloyhtiön ja Administer Oyj:n välillä. Kirjanpidon hinta pitää sisällään mm. juoksevan sähköisen kirjanpidon, vastikevalvonnan, suppean tilinpäätöksen, käyttäjätunnukset kirjanpito-ohjelmistoon.
Varaa aika maksuttomaan esittelyyn
Soita meille ja kysy lisää!
Elina Salo
COO, Product manager
+358 40 9309840
elina@optimate.fi
Mikko Naugrén
CSO
+358 50 395 1030
mikko@optimate.fi
Ota yhteyttä
Meistä
Ehdot
Älykäs ratkaisu taloyhtiön palveluiden kilpailutukseen – säästöjä, parempaa laatua ja kustannustietoisuutta.
Vakuutusten kilpailutuksen tekee Söderberg & Partners Oy (3142631-1), joka on rekisteröity Finanssivalvonnan vakuutusedustajarekisteriin.